Anna Wirtz AI Management

Datenschutzerklärung – Einsatz von KI-Tools

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Einsatz von
KI-Tools ist:

Anna Wirtz
Goethestraße 37a
50858 Köln
Deutschland

E-Mail: anna.wirtz.ai@outlook.com
Telefon: +49 1556 3882167

2. Zweck und Art des Einsatzes von KI

Ich setze KI-Tools ein, um meine Leistungen als KI-Coach effizienter und besser
auf dich zuzuschneiden. Dazu können insbesondere folgende Zwecke gehören:

- Unterstützung bei der Erstellung von Texten und Konzepten (z.B. Zusammenfassungen,
 Impulse, Frameworks, Leitfäden),
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Dokumentation von Coaching-Sessions
 (z.B. Strukturierung von Notizen, Formulierung von Reflexionsfragen),
- Analyse und Aufbereitung von von dir bereitgestellten Inhalten (z.B. Texte aus
 deinem beruflichen Kontext, Antworten aus Übungen).

Ich treffe keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber
rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen
(kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO).

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Arten personenbezogener Daten in
KI-Tools verarbeitet werden:

- Stammdaten (z.B. Name, berufliche Rolle oder Funktion),
- Kommunikationsinhalte (z.B. Texte, die du mir schickst oder in Sessions
 formulierst),
- Kontextinformationen aus Coaching-Situationen (z.B. Herausforderungen, Ziele,
 Feedback),
- Metadaten (z.B. Zeitpunkt und Umfang der Nutzung).

Ich versuche, nur die Daten in KI-Tools einzugeben, die für den jeweiligen Zweck
unbedingt erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen des Einsatzes von KI-Tools erfolgt je nach
Situation auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: soweit die Verarbeitung für die Erfüllung unseres
 Coaching-Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich
 ist (z.B. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sessions);

- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: auf Basis meines berechtigten Interesses, meine
 Dienstleistungen effizient, qualitativ hochwertig und innovativ zu erbringen.
 Dabei achte ich darauf, deine Interessen und Grundrechte zu wahren.

Falls ich in bestimmten Fällen besonders sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten
oder sehr private Angaben) verarbeiten sollte, geschieht dies nur, wenn du mir
diese freiwillig mitteilst und die Verarbeitung für den Coaching-Prozess notwendig
ist (Art. 9 Abs. 2 DSGVO). In solchen Fällen vermeide
ich nach Möglichkeit eine Eingabe dieser Daten in externe KI-Systeme.

5. Eingesetzte KI-Dienstleister und Drittlandübermittlungen

Ich setze ausgewählte KI-Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von
Art. 28 DSGVO ein. Dazu können insbesondere folgende Anbieter gehören:

- [z.B. OpenAI, USA]
- [z.B. Microsoft, USA]
 

Es kann dabei zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
außerhalb der Europäischen Union/Europäischen Wirtschaftsraums kommen, z.B. in
die USA. In diesen Fällen stelle ich sicher, dass ein angemessenes
Datenschutzniveau besteht, z.B. durch:

- Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO oder
- den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO
 mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

6. Speicherdauer

Ich speichere personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben genannten
Zwecke erforderlich ist oder ich gesetzlich dazu verpflichtet bin. Soweit KI-Anbieter
eigene Speicherfristen haben, werden diese vertraglich so gestaltet, dass sie mit
meinen Pflichten nach der DSGVO im Einklang stehen.

7. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte in Bezug auf deine
personenbezogenen Daten:

- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruchsrecht gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO).

Soweit ich Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeite, kannst
du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit
Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Geltendmachung deiner Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:
anna.wirtz.ai@outlook.com

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu
beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen
Datenschutzrecht verstößt (Art. 77 DSGVO).

8. Freiwilligkeit der Angaben und Verzicht auf KI-Einsatz

Du bist nicht verpflichtet, besonders sensible oder vertrauliche Informationen
für die Nutzung von KI-Tools bereitzustellen. Wenn du nicht möchtest, dass deine
Daten in KI-Systemen verarbeitet werden, kannst du mir dies jederzeit mitteilen.
Ich biete dann – soweit möglich – alternative Vorgehensweisen im Coaching an,
bei denen keine KI-Tools eingesetzt werden.